Réussir avec un parc d'imprimantes multimarques

Dans un monde parfait, les vendeurs d'équipements de bureau seraient plus heureux de procéder au remplacement complet du parc de multifonctions de leurs clients - et de la solution de gestion d'impression - auprès d'un seul fournisseur ou constructeur privilégié. Sur le papier au moins, ce serait la solution la plus simple et la plus efficace. Et, selon les analystes, c'est ce que les entreprises et les fournisseurs de solutions de gestion d'impression préféreraient faire. 

Mais souvent, ce n'est pas le cas. Nous vivons dans un monde sous-optimal où les contraintes budgétaires et la disponibilité limitée du matériel déterminent les choix et l'infrastructure informatique - et cela inclut les multifonctions (MFP) et leurs logiciels de gestion.

Parlons de ces multifonctions

Bien que de nombreuses entreprises disposent d'un parc mixte de multifonctions, on ne sait pas exactement à quel point ces parcs multimarques sont répandus. Des calculs effectués à partir de l'enveloppe ont permis d'estimer ce chiffre à environ 40 %, mais il pourrait être élevé, beaucoup plus élevé. 

Une grande partie de ce mélange est attribuée à la façon dont les parcs d'imprimantes sont constitués au fil du temps. "La plupart des entreprises évoluent de manière organique et, par conséquent, un parc typique comprend des imprimantes et des multifonctions provenant de plusieurs fabricants", a déclaré Sharon McNee, responsable de la recherche chez IDC Europe. "Ce matériel a été acquis par différentes méthodes et dans le cadre de contrats de différentes durées, ce qui entraîne la coexistence d'anciens et de nouveaux appareils."

En outre, la pénurie mondiale de semi-conducteurs a également ébranlé le secteur des imprimantes. Les fabricants ont été contraints de répartir leur offre limitée entre les différentes lignes de produits, des modèles spécifiques n'étaient pas disponibles et les prix ont globalement grimpé. "C'était une occasion inespérée de créer un environnement de flotte mixte basé sur la disponibilité des appareils de différents fabricants", a déclaré Louella Fernandes, directrice du cabinet de conseil Quocirca.

Ce n'est pas comme si les entreprises ou les fabricants essayaient de créer de la diversité au sein de leurs parcs d'imprimantes. "Ils s'efforcent de rationaliser les parcs en réduisant le nombre total de marques et de modèles, mais même après cet exercice, la plupart des parcs comprendront toujours du matériel provenant d'au moins deux fournisseurs", a ajouté M. McNee. "Ajoutez à cela qu'aucun fournisseur d'impression ne peut fournir tous les types de matériel requis et vous obtenez une situation dans laquelle un parc complètement homogène est très rare."

Les problèmes liés aux parcs mixtes ne se limitent pas au matériel

Disposer d'un parc d'imprimantes diversifié ne se résume pas à un mélange de matériel. "Un parc mixte nécessite souvent un patchwork de logiciels et de pilotes sur plusieurs marques et appareils - sans oublier les défis d'administration informatique, les vulnérabilités en matière de sécurité, les consommables et l'impact environnemental accru", explique Mme Fernandes, de Quocirca. Les entreprises doivent également faire face à des contraintes sociales. "Le passage au travail à distance et à une main-d'œuvre distribuée crée davantage de défis dans la gestion d'une infrastructure d'impression multifournisseur", a-t-elle déclaré.

D'après les chiffres, une enquête de Quocirca a révélé qu'une majorité (61 %) des entreprises interrogées disposaient d'une configuration d'impression unitaire - un parc standardisé avec une solution d'impression gérée par un seul fournisseur. Toutefois, 31 % des entreprises disposent d'un parc d'imprimantes multimarques avec une solution d'impression unique. En outre, un petit nombre d'entreprises (8 %) disposaient d'un ensemble opérationnel composé de plusieurs fournisseurs de solutions d'impression. 

Qu'elle provienne directement de l'OEM ou qu'il s'agisse d'une solution indépendante de la marque, une solution d'impression gérée (MPS) doit être efficace pour traiter au moins deux marques d'imprimantes ou plus. "L'objectif est d'atténuer la diversité du matériel grâce à une plate-forme centrale de gestion de l'impression capable de prendre en charge un environnement multifournisseur avec une expérience utilisateur cohérente, quel que soit l'appareil ou la marque", a déclaré Mme Fernandes.

Problèmes quotidiens liés à une flotte multimarques

Dans de nombreux cas, l'émergence d'une flotte multi-constructeur est généralement le résultat d'une planification ad hoc, non stratégique, de la réalité économique et commerciale. Cela dit, l'exploitation d'une flotte multimarques comporte son propre ensemble de défis spécifiques qui peuvent être caractérisés en termes d'avantages, de coûts et d'impacts. 

Du côté positif, trois avantages principaux ont été soulignés par Mme Fernandes. Elle permet d'économiser des dépenses, car il peut être tout simplement trop coûteux pour une entreprise de passer à une seule marque. Certains appareils d'impression et de numérisation spécialisés peuvent ne pas être disponibles auprès du fournisseur principal de l'entreprise. Enfin, la diversité des marques peut permettre à une entreprise de ne pas être trop liée à un seul constructeur. 

Si la plupart de ces avantages - planifiés ou non - sont d'ordre financier, une grande partie des coûts opérationnels sont directement supportés par les administrateurs système. Ces coûts peuvent être liés à des charges de travail supplémentaires ou à des budgets de maintenance plus élevés, car ils doivent jongler avec les demandes concurrentes des utilisateurs finaux et des différents matériels. D'un point de vue comptable, ces coûts sont relativement plus faciles à chiffrer. L'un des impacts les plus importants - et les plus difficiles à calculer - d'un parc multimarques est la limitation de la manière dont une entreprise et son personnel peuvent créer des flux de travail efficaces avec leurs documents imprimés et numérisés. 

Voici les principaux problèmes identifiés par les analystes et les experts techniques de MyQ:

Matériels et pilotes incompatibles - Le plus grand défi consiste à faire en sorte que les imprimantes de différents fabricants communiquent ensemble au sein d'un même réseau d'entreprise. La réponse nécessite souvent des essais et des erreurs avec plusieurs pilotes d'impression universels. Les types spécifiques de pilotes peuvent également varier en fonction de la combinaison spécifique de fabricants au sein du parc d'imprimantes.  "La mise en œuvre d'un pilote universel d'impression et d'un mécanisme de libération permet de contourner les problèmes de compatibilité et d'administration liés à l'existence de différents niveaux de sécurité dans plusieurs configurations de pilotes", a expliqué M. McNee d'IDC.  

Une expérience utilisateur déroutante - Le processus d'authentification et de flux de travail peut varier considérablement d'un appareil à l'autre. Chaque marque dispose d'une interface d'affichage MFP unique et d'une séquence opérationnelle pour les actions de copie, d'impression, de télécopie et de numérisation en raison de leurs plates-formes d'exploitation propriétaires. Cela peut rendre difficile, voire impossible, l'automatisation et la synchronisation des flux de travail entre les multifonctions. "L'utilisation de périphériques mixtes dans un parc peut être une expérience très déroutante car les employés doivent souvent apprendre à comprendre et à interagir avec plus d'une interface utilisateur unique. Savoir quel périphérique utiliser pour différents types de travaux d'impression est également une courbe d'apprentissage abrupte qui nécessite des conseils initiaux et continus", a ajouté M. McNee.

Gestion efficace requise - Un mélange de marques peut obliger les administrateurs système à avoir un accès direct à chaque multifonction pour installer les pilotes, calculer l'utilisation des consommables et assurer la maintenance nécessaire. "L'intégration peut être compliquée. Il peut facilement y avoir un manque de contrôle à moins qu'un système de rapport centralisé ne soit en place", souligne Mme Fernandes de Quocirca.

Mobilité limitée de l'utilisateur final - Les employés d'aujourd'hui, télétravailleurs et en mode hybride, s'attendent à pouvoir travailler indépendamment du bureau et du MFP, et à utiliser une solution simplifiée et sécurisée sur leurs smartphones. Les capacités différentes des MFP entre les OEM rendent les options de mobilité limitées et incohérentes lorsqu'une entreprise possède des parcs multimarques. 

Risques accrus en matière de sécurité - Il est plus difficile de maintenir la sécurité du système lorsque le nombre de mises à jour et de correctifs augmente. En outre, l'installation de centaines de pilotes d'imprimantes individuels augmente la probabilité que les administrateurs système utilisent abusivement le spooler d'impression de Microsoft pour échanger des pilotes et provoquer un cauchemar pour l'impression.

Les flottes multimarques ont une solution avec MyQ X

L'objectif ultime dans un environnement multi-constructeurs est d'assurer une expérience utilisateur transparente qui reste cohérente sur tous les appareils et toutes les marques, quelles que soient les variations ou les différences. C'est là que MyQ s'est développé en tant que première solution indépendante de gestion des impressions. La nouvelle version de MyQ X apporte une série d'avantages qui sont particulièrement précieux pour ceux qui ont un portefeuille d'imprimantes mixtes ou anciennes - et ces avantages s'étendent à tout le spectre des revendeurs, des administrateurs informatiques, de la direction et des utilisateurs finaux. Voici quelques-uns des avantages de MyQ:

• Installation souple et rapide - La détection automatique des imprimantes facilite l'installation de MyQ X dans un parc mixtes. C'est également efficace et sûr. MyQ n'exige pas des administrateurs qu'ils installent des centaines de pilotes d'imprimantes individuels.  
• Point de gestion unique - Supervisez tous les MFP connectés - fonctionnement quotidien, maintenance proactive, utilisation des consommables et comptes utilisateurs - à partir d'une interface utilisateur unique pour vos administrateurs système. Cela permet de gagner du temps, de réduire les temps d'arrêt des équipements et de diminuer les coûts. 
• Expérience utilisateur unifiée - MyQ X est une solution unifiée qui permet aux utilisateurs d'effectuer facilement leurs tâches quotidiennes, indépendamment de la marque ou du modèle de leur MFP. Grâce à une interface unique et conviviale, les utilisateurs peuvent naviguer sans difficulté dans une large gamme de MFP multimarques.
• Automatisation et numérisation des flux de travail - Débarrassez-vous des tâches répétitives grâce aux flux de travail personnalisés et automatisés de MyQ X. Les administrateurs peuvent facilement créer des flux de travail personnalisés et automatisés. Les administrateurs peuvent facilement créer des flux de travail personnalisés pour les tâches quotidiennes de copie, de fax et de numérisation, comme l'enregistrement automatique des numérisations vers des destinations prédéfinies. Cela permet de gagner du temps et de réduire le besoin de saisie manuelle au niveau du MFP.
• Accès facile et impression sécurisée - Démarrage plus rapide. MyQ X permet une authentification rapide et pratique par code PIN, mot de passe, carte et code QR via un smartphone. Les utilisateurs finaux bénéficient non seulement d'une connexion et d'une expérience utilisateur simplifiées, mais leur sécurité est également renforcée grâce à l'impression sécurisée ou à la demande (pull-print).
• L'impression mobile pour tous - L'application mobile MyQ X permet aux utilisateurs de modifier les travaux d'impression, les paramètres et de bénéficier d'une impression sécurisée sur leur propre smartphone lorsqu'ils sont loin de leur bureau ou du MFP - même pour les imprimantes sans terminal embarqué.
• Visualisez avant d'imprimer - La fonction d'aperçu d'impression permet d'économiser du papier et de réduire la confusion en donnant aux utilisateurs un aperçu sur le terminal embarqué du MFP ou sur leurs smartphones.
• Plan avancé en cas de sinistre - Ne vous inquiétez pas des temps d'arrêt qui peuvent perturber les processus d'impression, de copie et de comptabilité. La fonction Application de Bureau (MDC) et spooling de périphérique (device spooling) de MyQ X - associée à l'analyse des travaux locaux (LPT, USB), à l'impression de secours et à l'authentification hors ligne - pour maintenir l'activité pendant les interruptions de réseau non planifiées.  
• Expérience améliorée de l'impression Universelle Microsoft - Bénéficiez d'une expérience d'impression à distance et sécurisée grâce à l'intégration entre le service d'impression universelle de Microsoft et le connecteur d'impression universelle de MyQ X. L'intégration permet une impression sécurisée et des capacités d'impression à distance à partir de n'importe quel endroit, même dans les réseaux Zero Trust - un avantage majeur pour les imprimantes existantes qui ne supportent pas nativement MS Universal Print.

Pour plus d'informations sur la façon dont votre flotte multimarques peut fonctionner plus facilement avec MyQ X, contactez-nous !

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