Le visage de la numérisation
dans les entreprises d'aujourd'hui

Cela signifie copier à l'infini des adresses, des montants et des contacts dans une feuille de calcul Excel, saisir des centaines de chiffres dans divers systèmes comptables, etc. Si vous êtes passé par là, vous savez de quoi nous parlons. Lorsqu'il ne s'agit que d'une poignée de documents, vous pouvez considérer cela comme un exercice d'étirement pour vos doigts. Mais au fur et à mesure que les piles de documents à traiter augmentent, non seulement la charge carpienne s'accroît proportionnellement, mais aussi la pénibilité d'un travail monotone et démotivant pour les employés, qui laissent plus de place à l'erreur et sont privés d'un temps qu'ils pourraient consacrer à d'autres tâches plus utiles.

Du papier au système

La facture est un bon exemple de document riche en informations. Presque toutes les entreprises ont besoin d'introduire les factures dans un système interne, ce qui rend évidente la nécessité de transcrire les données sous forme numérique. La même chose s'applique, par exemple, aux contrats, dont le contenu doit être retravaillé, que ce soit dans une société commerciale ou dans une banque. Bien sûr, la plupart de ces documents sont scannés, mais le simple fait de scanner un document physique et d'en créer une copie électronique n'est certainement pas la fin de l'histoire en matière de numérisation moderne.

Il y a quelques années, la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR en anglais) est venue en aide à la transcription manuelle, permettant l'extraction d'informations textuelles à partir d'un document scanné et leur conversion sous forme éditable. Désormais, le comptable sort la facture de son enveloppe, la numérise, l'OCR "décortique" l'information sur le papier au format DOCX ou PDF, et il est alors possible de continuer à travailler sur l'ordinateur. Même si les doigts des comptables poussent un petit soupir de soulagement, de nombreux clics et opérations manuelles les attendent encore.

La numérisation avec toutes les facilités

Le traitement de données physiques sous forme électronique peut être réalisé plus élégamment. La mission principale de MyQ est d'aider ses utilisateurs à se concentrer sur ce qu'ils font le mieux, c'est pourquoi elle leur offre une numérisation et une automatisation modernes lorsqu'il s'agit de travailler avec des documents. Avec la version la plus avancée d'Ultimate de la famille MyQ X, il suffit à un employé d'appuyer sur un simple bouton du panneau de l'imprimante pour que les données du document papier aboutissent exactement là où elles devraient être - que la cible soit un stockage dans le cloud ou un système de GED.

MyQ X numérise le document, le soumet à un OCR avancé et envoie ensuite les données extraites directement dans les champs pertinents, par exemple dans une base de données ou un tableau. Le système est capable de reconnaître les zones qui doivent être scannées et converties - allant bien au-delà du simple texte - en reconnaissant les tampons, les signatures, les champs de contrôle, les codes-barres et même les codes QR. Cette fonctionnalité de MyQ X Ultimate dans le traitement des factures, ainsi que des formulaires, lettres et autres documents standardisés, sera appréciée par les agences gouvernementales, les banques et tous les types de bureaux.

Cerise sur le gâteau numérique, le logiciel est capable de reconnaître de quel type de document il s'agit, de sorte que l'employé ne doit rien trier. Il ou elle place simplement tous les documents dans le chargeur et MyQ X les transporte en toute sécurité jusqu'à la destination virtuelle visée. Il s'agit là d'une véritable numérisation des documents pour le 21e siècle.

Du classeur à son icône

Le passage de plus en plus rapide à l'espace numérique s'accompagne de la disparition de l'attirail standard de tout bureau traditionnel : les armoires géantes remplies de chemises et de classeurs. Ces cartons qui gardent les contrats, les factures et les lettres prennent lentement mais sûrement la forme de couvertures de dossiers virtuelles. Les documents papier tels que les reçus ou les formulaires de notes de frais n'ont plus besoin de remplir des pochettes de classeurs en plastique ; ils peuvent simplement être téléchargés dans des dossiers virtuels dans un espace de stockage électronique. Les employés peuvent ainsi les stocker eux-mêmes et les mettre à la disposition d'autres collègues.

Le partage de fichiers sur le réseau local n'a bien sûr rien de nouveau. Cependant, il doit lui aussi être revitalisé et adapté aux nouveaux lieux de travail dits hybrides, où les employés travaillent alternativement au bureau et à distance. L'accès à distance et les réseaux privés virtuels (VPN) dont la fiabilité est fluctuante ou dont les coûts d'exploitation sont élevés ne constituent probablement pas la solution idéale. Par conséquent, les technologies cloud gagnent du terrain, permettant un accès fiable aux données de l'entreprise partout où une connexion Internet est disponible. Il suffit de se connecter en toute sécurité au service en cloud pour collaborer en toute transparence avec ses collègues, même s'ils se trouvent à 300 km de distance.

Imprimez et numérisez facilement à partir de votre téléphone 

L'évolution de nos méthodes de travail a également touché le traitement des documents, qui dépendait jusqu'à présent de la présence physique d'un copieur au bureau, ce qui peut constituer un obstacle pour les personnes travaillant à domicile. Ici aussi, l'informatique dématérialisée peut offrir souplesse et facilité. Il permet de mettre littéralement tout le bureau dans sa poche et de gérer les documents depuis n'importe où, directement à partir d'un téléphone portable - qu'il s'agisse de numériser ou de préparer les documents pour l'impression. L'application mobile MyQ Roger vous permet de gérer vos besoins de numérisation et d'impression depuis votre téléphone. 

Par exemple, vous pouvez numériser une commande ou un bon de livraison que vous venez de signer lors d'une réunion avec un partenaire directement avec l'appareil photo de votre téléphone portable et l'envoyer dans un dossier partagé OneDrive de l'entreprise, d'où il peut être pris en charge par la logistique et d'autres départements. Ou peut-être y a-t-il des documents de votre supérieur que vous devez signer et qui s'empilent au bureau à domicile. Vous n'avez pas besoin de les noter où que ce soit - dans l'application MyQ Roger, vous pouvez immédiatement les trouver dans le cloud de travail et les envoyer dans la file d'attente d'impression depuis le confort de votre salon. Lorsque vous arrivez au bureau, vous vous connectez à une imprimante utilisant MyQ Roger à l'aide de votre téléphone portable et libérez les documents de la file d'attente en toute sécurité. Lorsque vous souhaitez continuer à travailler avec l'imprimante, il vous suffit de lui indiquer ce qu'elle peut faire pour vous depuis votre téléphone. 

En tant que véritable assistant numérique de travail, MyQ Roger fonctionne entièrement dans le cloud public, ce qui vous permet de l'avoir à portée de main partout où vous allez. De plus, il s'agit d'une plateforme ouverte qui se développe constamment, implémentant de nouveaux outils et offrant à ses utilisateurs de plus en plus d'espace pour passer à l'environnement numérique.

Avec MyQ, la numérisation et la gestion des documents se font en quelques clics. Au bureau, MyQ X Ultimate se chargera de la numérisation précise et du tri automatique des données dans les bons tiroirs du système, et si vous souhaitez donner une nouvelle dimension à la coopération dans le cloud avec vos collègues, MyQ Roger est là pour votre téléphone.

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