Numériser les documents en 2021 : Sans contact !

Le papier devient obsolète et les situations qui exigent des documents physiques sont de plus en plus rares. Nous nous sommes habitués à des processus automatisés, et c'est une bonne chose, car cela permet d'éviter les erreurs humaines.

Les archives abandonnent les cartons au profit des dossiers numériques, même s'il y aura toujours des services qui auront besoin de documents imprimés. Mais une chose est d'avoir une copie papier officielle, une autre est de travailler avec les informations contenues dans le document. C'est là que la numérisation entre en jeu - scannage et autres processus impliquant des données transférées électroniquement. Il n'est plus nécessaire de retaper manuellement les éléments d'une facture dans l'ordinateur. Nous nous sommes habitués aux processus automatisés et nous ne devons plus intervenir manuellement aussi souvent qu'auparavant. C'est une bonne chose. Laissez la technologie faire le gros du travail - elle permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs..

Transformation numérique instantanée

Une imprimante multifonction peut être très utile en matière d'automatisation. MyQ a toujours eu pour objectif de faciliter la vie des utilisateurs. Alors qu'il fallait auparavant choisir entre trois actions (impression, numérisation, télécopie), il est aujourd'hui possible de combiner plusieurs actions en un seul flux de travail. Après avoir appuyé sur un bouton du terminal, la solution d'impression ne se contente pas de numériser le document, elle le transfère également dans un format modifiable et l'envoie vers un dossier sélectionné, un courrier électronique ou un stockage dans le cloud que l'utilisateur préfère. 

Cette chaîne d'actions est généralement appelée "flux de documents". Le processus décrit peut être défini sous la fonction Easy Scan dans MyQ X Enterprise Edition, mais les options de numérisation de MyQ ne s'arrêtent pas là.

MyQ X Ultimate offre des flux de travail de numérisation avancés, la connexion à 25 systèmes de gestion de documents différents (GED, ERP, etc.), et l'intégration d'une large gamme de fonctionnalités permettant un traitement transparent des documents en un seul clic : ROC, division en sections, extraction de données, saisie de données dans des bases de données pertinentes, etc. Le processus de numérisation est entièrement automatique.

Flux de numérisation pratiques

Un informaticien peut facilement préparer des flux de travail qui seront mis à la disposition de ses collègues. Par exemple, il sera utile aux banquiers de disposer d'une liste de contrôle de tous les documents à joindre à une demande de prêt hypothécaire : carte d'identité, attestation de revenus, confirmation de l'absence de dettes, proposition de contrat de vente, et la demande elle-même. MyQ X Ultimate sait que tous ces documents doivent être scannés dans le dossier du demandeur et envoyés au département Compliance. Le terminal de l'imprimante les affiche point par point et ils sont cochés lors de la numérisation, ce qui facilite grandement la tâche du banquier et évite les erreurs et les omissions.

MyQ X Ultimate est un assistant de numérisation inestimable. Cependant, il doit encore être installé sur un serveur connecté au réseau local ou dans un cloud dit privé, ce qui en fait une solution sur site (local) ou dans un cloud privé pratique principalement pour les grandes entreprises.

Enfin, un vrai cloud

L'année dernière, le monde entier est passé au bureau à domicile, et cette tendance a généré une demande pour une solution d'impression flexible pouvant être utilisée de n'importe où. MyQ a décidé de réagir rapidement en proposant un produit de nouvelle génération - MyQ Roger. Il fonctionne exclusivement dans le cloud public, ce qui signifie que nos clients n'ont pas besoin de maintenir un serveur physique ni de mettre en place une connexion VPN ou une sécurité spéciale des données pour les employés travaillant depuis l'extérieur du bureau. Tout ce dont une entreprise a besoin, ce sont des imprimantes multifonctions et des smartphones compatibles, qui se trouvent de toute façon dans la poche des utilisateurs finaux.

MyQ Roger est un assistant numérique intelligent pour le bureau - un secrétaire virtuel qui prend en charge la plus grande partie du travail d'impression, de numérisation et de gestion des documents. Il permet de contrôler l'imprimante sans contact à l'aide d'une application mobile, de numériser vers des services populaires (tels que OneDrive) et d'exécuter des flux de travail par défaut. L'utilisateur peut personnaliser son application Roger en fonction de ses besoins et de ses habitudes de travail. 

La tendance amorcée en 2020 se poursuivra très probablement tout au long de cette année. Dans notre vie professionnelle, nous aurons besoin de flexibilité pour effectuer autant de tâches que possible à partir d'appareils mobiles. MyQ en est conscient et fournit aux utilisateurs des outils pour une numérisation rapide et efficace, où tout est disponible en un ou deux clics. Ainsi, ils n'ont pas besoin de perdre leur temps dans des activités banales et peuvent se concentrer sur des tâches plus créatives pour lesquelles les machines et l'IA sont encore insuffisantes (pour l'instant).

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