MyQ intègre un nouveau moteur pour la prévisualisation, l'archivage et l'analyse des travaux d'impression

À partir de la nouvelle version de MyQ 8.1, la fonction de prévisualisation des travaux est disponible pour les clients de MyQ en tant qu'élément standard de l'offre MyQ - gratuitement. Le prix du module d'archivage des travaux a été considérablement réduit.
 

En résumé, la fonction d'aperçu des travaux ou aperçu avant impression permet aux utilisateurs de visualiser le contenu avant l'impression dans l'interface Web de MyQ. L'analyse des travaux a été améliorée pour être deux fois plus rapide - elle donne une estimation précise et en temps réel du crédit ou du quota à consommer, de sorte que l'utilisateur sait combien le travail donné coûtera s'il l'imprime avec les paramètres actuels. L'archivage des travaux, désormais amélioré, permet à l'utilisateur ou à l'administrateur de retrouver, de vérifier, d'archiver ou de réutiliser les documents précédemment imprimés dans l'historique. Passons maintenant à la longue histoire : que signifient ces fonctionnalités en termes pratiques et comment peuvent-elles vous faciliter la vie ? 

Capture d'écran des propriétés du travail à partir du terminal embarqué MyQ

La prévisualisation du travail comme nouvelle norme dans MyQ

Beaucoup d'entre nous ont déjà été confrontés à cette situation : nous sommes allés chercher nos tirages et nous nous sommes rendu compte que le document n'avait pas été imprimé correctement. Nous avons pris notre portefeuille, au bord des larmes, et nous avons tout recommencé... C'est pourquoi la possibilité de prévisualiser un document avant de l'imprimer est une fonction importante. C'est non seulement l'occasion de revérifier les erreurs et les défauts de formatage, mais cela peut aussi être pratique dans les situations où plusieurs versions du fichier ont été envoyées à la file d'attente auparavant.

Cas d'utilisation 1 - Noah l'étudiant :  

Noah a passé des jours à rédiger sa thèse. Il a vérifié le contenu, l'orthographe et la mise en page une centaine de fois, avant de lancer l'impression. Après avoir parcouru la pile de papier revenant de l'imprimante, il tombe sur une erreur de formatage qui a déplacé une partie du texte sur la ligne suivante, détruisant complètement la mise en page de l'ensemble de la thèse.  

Avec l'aperçu du travail, Noah peut vérifier et télécharger son document au stade de la pré-impression, car il est automatiquement exporté au format PDF. Il peut alors décider de confirmer l'impression ou de l'annuler. Dans son cas, toutes ses tentatives d'impression seront enregistrées dans une liste de travaux, et il pourra vérifier et supprimer celles qui comportent des erreurs dans son interface web MyQ. La seule corbeille qu'il remplit est la corbeille numérique. 

Cas d'utilisation 2 - Mark le cadre : 

Le PDG Mark a envoyé plusieurs contrats de clients pour impression, mais ils ne sont pas parvenus à l'imprimeur. Il essaie encore et encore, mais l'imprimante reste mystérieusement silencieuse. Il appelle alors Mike (l'administrateur système) pour qu'il l'aide. Lorsque l'option Aperçu du travail est activée, Mark peut décrire les documents à Mike, qui les trouve dans le système et analyse où le processus s'est bloqué et pourquoi ils n'ont pas été imprimés.

Que fait exactement l'analyseur de travaux ? 

Même avec les technologies modernes d'économie de papier et d'encre, l'impression - en particulier l'impression couleur - peut être coûteuse, et il est pratique d'en connaître le coût à l'avance. Le principal avantage de la fonction Job Parsing est que le système peut, très rapidement et très précisément, donner à l'utilisateur des informations sur le coût de son travail avant qu'il ne soit imprimé (ou même, pour certains périphériques, numérisé ou copié). L'analyseur de travail est un "analyseur de travail" qui identifie la complexité de l'impression, c'est-à-dire le nombre de pages couleur ou monochromes, ou le nombre de copies à imprimer. Cette fonction convient parfaitement aux environnements de crédit ou de quotas, souvent dans le secteur de l'éducation. Le nouveau moteur intégré de MyQ peut traiter les travaux jusqu'à deux fois plus vite et sans limitation de taille (auparavant, il ne pouvait traiter que des travaux de 2 Go au maximum). Une large gamme de pilotes d'impression et les principaux langages de description de page sont pris en charge : PCL 5, PCL 6, PostScript et PDF.

Cas d'utilisation 1 - Mélanie, l'enseignante : 

Mélanie est prête à imprimer ses supports de cours. L'imprimante l'informe que cela lui coûtera 14 Euros, qui seront déduits de son compte. Peu satisfaite de ce prix, elle peut supprimer le travail et modifier ses propriétés en monochrome, ce qui réduira de 5 Euros le coût des documents à distribuer..

Cas d'utilisation 2 - Michael, l'administrateur informatique : 

Pour maîtriser les coûts d'impression, Michael peut définir des conditions pour certains travaux, par exemple : "Si un travail dépasse 20 pages, l'imprimer en monochrome", ou "Si le travail d'impression provient d'Outlook, avertir le responsable de l'employé".  

Les avantages de l'archivage des travaux  

Dans les environnements professionnels, il est souvent nécessaire de revenir sur des documents imprimés précédemment, et l'archivage des travaux peut être d'une grande aide. Lorsque cette fonction est activée, tous les travaux imprimés ou, le cas échéant, numérisés, télécopiés ou copiés sont archivés dans le système à des fins de preuve. Les administrateurs ou les responsables peuvent y accéder ultérieurement si un examen s'avère nécessaire. Si une entreprise décide d'utiliser ce module, il est fortement recommandé de le mentionner dans sa politique RGPD interne et d'en informer les utilisateurs de l'appareil. 

Cas d'utilisation 1 - Sophie l'assistante : 

Sophie travaille dans le service logistique. Avant que le chauffeur ne charge le camion, elle doit émettre un document logistique, un bon de commande et un bon de livraison. Chaque exemplaire d'un document qui a été imprimé, faxé ou copié est archivé dans le système, et elle n'a pas à s'inquiéter qu'ils se perdent dans l'entrepôt. 

Cas d'utilisation 2 - Thomas, le directeur : 

Thomas est responsable de la sécurité dans une banque. Après l'adoption par la banque d'une nouvelle politique de protection des données, son travail consiste à prévenir toutes les fuites potentielles par le biais du parc d'imprimantes et, en cas de violation, il doit être en mesure de trouver ce qui s'est passé et d'éliminer tout dommage supplémentaire. Lorsque le module d'archivage des travaux est installé, le système stocke des duplicatas de chaque page imprimée, copiée, numérisée ou faxée, y compris les métadonnées pertinentes pour l'analyse. En cas de fuite de données, tous les travaux transférés par le parc d'imprimantes peuvent être suivis et vérifiés. 

Ces trois fonctionnalités sont offertes par la dernière mise à jour de MyQ version 8.1. L'Analyseur de Travaux est devenu plus puissant, les clients de MyQ n'ont pas besoin d'acheter un outil tiers supplémentaire s'ils veulent accorder des options de prévisualisation à leurs utilisateurs, et en plus, grâce à cela, MyQ a été en mesure de réduire le coût de l'archiveur de travaux de plus d'un demi-million d'euros.