Numérisez et automatisez vos flux de travail
MyQ permet à ses clients l’utilisation de flux de documents puissants qui augmentent leurs rendements de façon spectaculaire. Profitez de tous les avantages des fonctions de reconnaissance optique de caractères (OCR), telles que l’OCR par zone ou pour texte complet, pour automatiser vos tâches et améliorer votre confort.
Améliorez le rendement de votre bureau.
Workflows de documents avancés
MyQ Ultimate offre deux types de workflows de numérisation : statique et dynamique.
Les workflows statiques peuvent être prédéfinis à l’avance, par les administrateurs et avec différentes options, ou bien tout simplement par les utilisateurs, en un clic. Les utilisateurs peuvent numériser leurs documents et les envoyer vers des destinations prédéfinies et à des formats spécifiques. Ils peuvent par ailleurs y ajouter manuellement des informations supplémentaires telles qu’un numéro de contrat ou de facture, une date, etc.
Les workflows dynamiques permettent aux utilisateurs de communiquer avec les systèmes internes de l’entreprise en temps réel, par le biais du panneau de contrôle de l’imprimante. Le système incite alors, de façon dynamique et par un système de questions-réponses, à fournir des informations principales. Les options sont affichées en fonction de sélections antérieures ou d’enregistrements du système interne. Nombre des processus des entreprises tels que les frais de déplacement professionnels, le retour de véhicules loués, les demandes de prêts et bien d’autres peuvent être améliorés dès lors qu’ils sont associés à un système de gestion de contenu d'entreprise existant.
Les options de gestion de documents sont disponibles dans la version MyQ X Ultimate et sont assurés par ScannerVision.
Gestion de documents avancée
Ne perdez pas votre temps à taper à nouveau un texte qui l’a déjà été.
Grâce à la gestion de documents avancée, les utilisateurs peuvent facilement numériser des documents très divers tels que des factures, des bons de commande, des contrats, des formulaires, des questionnaires, des listes de production, etc. Le logiciel extrait automatiquement les données spécifiques du document et les stocke dans la destination finale désirée. Ceci permet de largement diminuer le temps autrement passé à saisir manuellement diverses données dans les systèmes de l’entreprise.
De plus, le logiciel de MyQ Ultimate peut identifier les zones de texte et les cases à cocher ainsi que la présence de cachets ou de signatures, et il peut traiter des codes-barres ou QR codes multiples par le biais d’outils d’OCR avancés.
Sécurité renforcée pour vos documents numérisés
Sécurisez vos documents électroniques à l’aide d'un mot de passe, d’une signature numérique, d’une annotation ou du caviardage.
MyQ Ultimate offre différents niveaux de sécurisation pour vos documents. Si un document est numérisé au format PDF, il peut être crypté et protégé par un mot de passe pour éviter que des personnes n’en ayant pas l’autorisation y accèdent. Une signature numérique ainsi que l’horodatage peuvent être utilisés pour prouver que le contenu du document n’a pas été altéré ; de plus, le document peut être doté d’une annotation visible contenant une remarque, une abréviation ou une image en identifiant l’origine ou le propriétaire. Par ailleurs, une zone de texte contenant des informations sensibles telles que des données personnelles peut être caviardée pendant le processus de numérisation.
Lecture et enregistrement de codes-barres et de QR codes
Profitez de votre imprimante multifonction au maximum et optimisez votre bureau numérique.
MyQ Ultimate est en mesure de lire les codes 1D et 2D fréquemment utilisés dans les documents en tant qu’identificateur ou séparateur, et ainsi de marquer la première page d’un nouveau document lors de la numérisation de documents multiples en un seul lot. Ils peuvent également servir de marqueur contenant les informations du document en lui-même. Les codes 1D et 2D peuvent par ailleurs être créés à partir du contenu du document et enregistrés dans les documents numérisés.
Classification de documents automatique
Il vous suffit de numériser, et MyQ s’occupe du reste.
Le logiciel est en mesure d’identifier le type de document numérisé et de lancer le processus adapté sans intervention de l’utilisateur. Les lettres, les factures, les contrats et autres documents au format standard peuvent être automatiquement identifiés et divisés en différents fichiers pendant un cycle de numérisation unique. Ils sont ensuite traités et stockés dans toute destination prise en charge. Les workflows intelligents réduisent le temps de traitement tout en automatisant et en fluidifiant les travaux réalisés avec une imprimante multifonction.
Choisissez parmi 25 connecteurs
Recherchez les dossiers de destination et stockez vos documents dans plus de 25 systèmes de gestion de contenu (ECM) ou destinations cloud différents.
Les utilisateurs peuvent utiliser plus de 25 connecteurs prédéfinis différents et stocker leurs fichiers dans divers systèmes ECM ou destinations cloud. La communication via les connecteurs pris en charge est toujours bidirectionnelle, de sorte que les utilisateurs peuvent rechercher des enregistrements ou des dossiers existants, ajouter des informations et sélectionner des options avant le stockage final.
Il va sans dire que MyQ vous permet de numériser vers des services cloud populaires tels que Box.com, SharePoint Online, OneDrive, OneDrive Entreprise, GoogleDrive, Amazon Web Services S3 ou Dropbox.
