Reporting Avancé avec MyQ X

À l'ère de la numérisation, les entreprises réinventent leurs processus et encouragent leurs employés à réfléchir à deux fois avant d'imprimer un morceau de papier. Pourtant, lorsque vous tapez "coûts d'impression au bureau" ou "contrôle de l'utilisation des imprimantes" dans Google, voici ce qui apparaît : 

• "Jusqu'à 3 % des revenus d'une entreprise sont consacrés à l'impression, à la copie, à l'archivage et à l'affichage de documents papier." (MyDataScope)
• "Une personne moyenne utilise entre 250 et 300 kilos de papier par an."
• "Selon une enquête menée auprès de petites entreprises, 47 % d'entre elles déclarent que l'impression de courriels par les employés représente une part importante de leur consommation de papier."
• "Près de deux tiers des petites entreprises ne sont pas en mesure de savoir combien leur coûtent leurs périphériques d'impression, ni de suivre leur utilisation". (SmallBiz Trends)
   

La présentation PowerPoint doit-elle être imprimée pour chaque participant à l'atelier, ou pouvez-vous partager la présentation en temps réel pour que les participants puissent prendre des notes électroniques ? Et à la fin de l'atelier, distribuez-vous un questionnaire sur papier ou dirigez-vous les participants vers un formulaire Google où ils peuvent enregistrer leur opinion en quelques clics pendant les 5 minutes restantes ?
 

 

Bien sûr, il arrive que nous préférions avoir un document en noir et blanc pour de bonnes raisons. Par exemple, un contrat de travail. Ou un acte notarié. Beaucoup d'entre nous préfèrent également étudier des documents avec le bon vieux surligneur à la main, plutôt que de regarder un écran lumineux pendant des heures.
 

Tant qu'il y aura des imprimés d'entreprise, il sera nécessaire que ce poste de la liste des dépenses professionnelles soit bien couvert et documenté.
 

 

Supervision du parc d'imprimantes

Le suivi de toutes les activités d'impression d'un réseau d'imprimantes incombe souvent au personnel informatique de l'entreprise, ce qui peut peser lourdement sur son emploi du temps chargé. Cependant, avec la bonne solution d'impression gérée, la création de rapports sur le parc d'imprimantes ne doit pas être une corvée.
 

En règle générale, l'administrateur informatique bénéficiera de tout ce qui est automatisé : il sera averti lorsqu'une imprimante du parc fonctionne mal, lorsque les consommables sont épuisés, et il bénéficiera d'un bon suivi de l'utilisation des imprimantes, en particulier dans le cas d'un parc d'imprimantes à fournisseurs mixtes. La possibilité de définir des rapports personnalisés et de les envoyer aux membres de la direction tous les lundis permettra de gagner du temps.
 

Les bases de données des serveurs d'impression conservent des enregistrements détaillés des travaux effectués par tous les utilisateurs, projets et périphériques, ce qui permet de décomposer l'activité d'impression, de copie et de numérisation à tous les niveaux d'intérêt - au niveau de l'utilisateur, de l'imprimante, du groupe, du département, de la succursale de l'entreprise ou du compte client. 
 

Naturellement, il est parfois utile d'avoir une vue d'ensemble de l'activité d'impression non seulement en chiffres absolus, mais aussi pour une certaine période de temps, afin de pouvoir identifier les tendances et l'émergence de la tendance à surcharger ou à ignorer certains périphériques. Pour ce faire, il suffit de spécifier des plages de dates pour lesquelles les données souhaitées doivent être affichées.
 

Des mises à jour régulières de l'activité d'impression donnent un aperçu précis de l'importance de l'utilisation des imprimantes, par qui et quand. Les conclusions des rapports avancés peuvent conduire à de meilleures décisions d'achat de la part de la direction. Par exemple, le directeur technique peut décider de remplacer 10 vieilles machines par 3 nouvelles imprimantes multifonctions, ou de déplacer les imprimantes multifonctions existantes pour que les employés les utilisent de manière plus uniforme et plus efficace.
 

Des rapports d'impression puissants et précis permettent également d'observer les tendances à temps et d'adapter les politiques d'impression en conséquence. Réévaluer les droits d'impression des employés et imposer l'impression en noir et blanc ou l'impression recto-verso peut conduire à une réduction significative des coûts et de l'impact sur l'environnement au fil du temps.  

 

MyQ fournit-il des rapports avancés ?

En effet. En commençant par les mises à jour majeures du serveur central de cette année, MyQ fait des progrès constants pour remettre le pouvoir d'analyse entre les mains des clients.
 

Cela a commencé par une réécriture complète de l'architecture du moteur central de MyQ, qui a permis de passer d'une méthode de comptabilité où l'unité décisive pour l'enregistrement des travaux d'impression ou de copie était une session d'utilisateur, à une comptabilité beaucoup plus intuitive basée sur les travaux. En pratique, cela signifie qu'un utilisateur peut effectuer plusieurs actions sur l'imprimante multifonction au cours d'une session de connexion, et que chacune sera comptabilisée séparément. Il peut décider de numériser un lot de factures et, juste après, d'imprimer des documents pour un client juridique, et les deux opérations peuvent être facturées dans le cadre de projets et de règles distincts.
 

Cela permet d'obtenir un niveau de détail beaucoup plus important lorsqu'il s'agit de rapporter des données, et MyQ a maintenant associé cela à une plus grande liberté pour créer des rapports avancés personnalisés.
 

Lorsqu'un parc d'imprimantes utilise la version 8 et supérieure de MyQ, les données utilisateur sur les travaux d'impression et de copie sont stockées dans les compteurs du logiciel fonctionnant sur chaque imprimante multifonction séparée - le terminal embarqué MyQ. Ces données comptables détaillées sont régulièrement synchronisées avec le MyQ Print Server, puis répliquées dans la base de données centrale sur le MyQ Central Server.
 

Les administrateurs informatiques peuvent alors créer des rapports personnalisés basés sur les données comptables détaillées. Ils peuvent examiner n'importe quelle combinaison de paramètres surveillés - dates d'émission et de libération des travaux, identifiant de l'appareil, format du papier imprimé, propriété simplex/duplex, propriété couleur/échelle de gris, etc.
 

Ce qui était auparavant un processus impliquant de contacter le service clientèle de MyQ et de demander une extraction et une visualisation manuelles des données, est désormais entre les mains des partenaires et des clients de MyQ eux-mêmes.
 

 

Des rapports MyQ de qualité supérieure avec des outils de BI

Les entreprises qui souhaitent une bonne représentation visuelle des coûts d'impression et qui veulent analyser les travaux d'impression, de copie ou de numérisation à l'aide d'un large éventail de graphiques ou de tableaux de bord, peuvent se rabattre sur un certain nombre de solutions de veille stratégique pour ce travail.
 

Depuis la mise à jour de Central Server 8.1 (patch 2), MyQ supporte les outils BI externes. Les services financiers, par exemple, peuvent désormais facilement connecter la base de données du serveur central au logiciel de BI de leur entreprise et faire correspondre les rapports sur l'activité du parc d'imprimantes aux autres rapports de l'ERP de l'entreprise.
 

Les rapports peuvent être créés de toutes pièces par l'administrateur informatique pour obtenir un aperçu personnalisé de données spécifiques, mais il existe également des modèles prédéfinis pour plus de commodité, comme celui disponible pour Microsoft Power BI : 

 

_{Exemple de rapport sur le thème MyQ créé dans Microsoft Power BI.}

 

Les clients de MyQ devraient avoir un accès complet et pratique à leur base de données et aux données qu'elle contient, à tout moment et sous la forme de leur choix. MyQ supporte non seulement Power BI, mais aussi d'autres outils de reporting et applications pour le traitement des données, depuis les extractions dans MS Excel jusqu'aux importations en direct dans le système ERP de l'entreprise (comme SAP), etc.

 

Quelles sont les politiques d'impression que les entreprises peuvent adopter pour réduire les coûts ?

Forcer l'impression recto-verso: L'un des moyens les plus évidents d'économiser du papier est d'imprimer recto-verso autant que possible.

Ajustez les droits d'impression: Limitez l'impression couleur à certains groupes d'utilisateurs, par exemple les services des ressources humaines, qui impriment généralement des CV de candidats ou des contrats de travail contenant des éléments en couleur, et qui feraient mieux de rester en niveaux de gris.

Rendre les rapports d'impression visibles: Simplement pour l'effet psychologique naturel que cela a sur les gens lorsqu'ils savent qu'une certaine activité est surveillée.

Introduire des quotas: Il peut être intéressant, dans certains environnements professionnels, de fixer des limites par utilisateur ou par département.

Instiller la pensée numérique chez les utilisateurs: Pousser un bureau vers la numérisation ne signifie pas seulement que la direction fait un effort conscient pour rendre le lieu de travail plus écologique et entrer dans l'ère du zéro papier. Il y a un certain nombre d'effets qui sont très pratiques pour les gens. Par exemple, lorsque vous scannez le courrier entrant dans le système de gestion des documents au lieu de faire une copie de chaque lettre pour chaque personne intéressée. Les documents numérisés offrent des possibilités de recherche et une disponibilité bien supérieures à celles qu'offre la pile de documents qui ne cesse de croître, en particulier lorsque l'on est pressé.

Le contrôle de l'utilisation des imprimantes est un élément essentiel des services informatiques de toutes les grandes entreprises. Le logiciel de gestion d'impression utilisé par une entreprise doit permettre de générer des rapports d'impression précis aussi facilement que possible. Grâce aux possibilités d'automatisation de la collecte de données à partir des compteurs des copieurs multifonctions, l'établissement de rapports sur l'activité d'impression, de copie et de numérisation devient enfin un jeu d'enfant, ce qui permet au service informatique de consacrer son temps à la résolution de tâches plus critiques qui ne cessent de se présenter.

 

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