Rationalisation des coûts et suivi du parc d’impression

Le Client

L’établissement scolaire Saint Gabriel – Saint Michel (en Vendée) a été fondé en 1838 par les frères de Saint Gabriel. Doté d’une architecture atypique, il se situe sur la commune de Saint Laurent sur Sèvre en Vendée dans un parc de 19 hectares et est composé d’un collège, d’un lycée général et technologique, d’un lycée professionnel industriel et sécurité, d’un lycée professionnel coiffure et esthétique, d’un enseignement supérieur et d’un centre de formation.

L’établissement représente 1 650 élèves et étudiants dont 350 en internat et 240 employés répartis entre personnels enseignants, techniques et administratifs.

Contexte 

L’établissement scolaire Saint Gabriel – Saint Michel souhaitait réduire ses coûts en rationnalisant son parc d’impression très hétérogène et mettre en place un suivi de gestion du parc. Dans un souci d’adaptation, l’établissement équipé de tablettes tactiles souhaitait développer l’impression mobile. 

Doté depuis 2002 de 150 solutions d’impression (imprimantes laser et jet d’encre, copieurs, multifonctions) multimarques monochromes et couleur, les dépenses en termes de consommables et de maintenance étaient importantes. Afin de réduire les coûts liés à l’impression et à la gestion des documents, l’établissement n’avait pas d’autre choix que de rationaliser le parc d’impression et de mettre en place un système de gestion et de suivi du parc. Cette décision a été délicate à présenter, en particulier pour les personnels, à qui il fallait retirer l’imprimante de proximité (dans le bureau) et/ou à qui on allait demander de s’identifier à chaque libération d’impression.

Solution 

Outre le remplacement du parc avec 1 multifonction haut volume couleur pour le centre de reprographie et 2 pour le personnel enseignant dans une salle centrale, 25multifonctions couleur A3 sont répartis dans les lieuxcentraux pour les personnels administratifs, enseignants et élèves ainsi que 10 multifonctions A4 N&B dans certains bureaux de la vie scolaire éloignés des lieux centraux, Printsys, partenaire de Kyocera Document Solutions et spécialiste de la gestion documentaire, a proposé la solution de gestion d’impression MyQ qui a permis à l’établissement Saint Gabriel – Saint Michel de mettre en place un suivi des impressions.

Avantages

Cette avancée technologique a été une révolution pour l’établissement. Si elle permet aux utilisateurs de libérer leurs impressions sur le multifonction disponible et le plus adapté en fonction de leurs besoins et de façon automatique, elle permet aussi de ne plus gaspiller de papier ni de toner.

Les badges d’identification déjà existants permettent de faciliter la libération des impressions et donc de simplifier la gestion du document au moment voulu et celles stockées depuis plus de trois jours dans la liste d’attente du serveur sont supprimées automatiquement.

Aussi, la libération des documents sur authentification permet d’imprimer de manière sécurisée. Les enseignants et élèves gagnent du temps en imprimant facilement et directement depuis leurs tablettes et ce où qu’ils soient.