Impression sécurisée de MyQ : une protection qui va au-delà de l'impression

Mais qu'en est-il de l'imprimante de votre bureau ? Ce mot n'est pas vraiment synonyme de sécurité, n'est-ce pas ? Lorsqu'il s'agit d'imprimantes multifonctions, la sécurité de l'impression est en fait un enjeu majeur. Les multifonctions sont ces gros appareils qui effectuent diverses tâches telles que l'impression, la numérisation et la copie - la plupart des gens les appellent simplement "imprimantes" ou "copieurs". Quel que soit le nom qu'on leur donne, ils peuvent représenter un risque majeur pour la sécurité d'une entreprise, quelle que soit sa taille. 
 

La sécurité des flux de travail doit être une préoccupation majeure pour les entreprises et les particuliers, que les documents soient traités sous forme physique ou numérique. Une mauvaise utilisation ou une fuite de données peut avoir de graves conséquences pour l'employé, les performances financières de l'entreprise ou sa position concurrentielle sur le marché. Comment parvenir à une gestion sécurisée de l'impression ? C'est là que MyQ entre en jeu. 
 

La gamme de fonctionnalités de MyQ améliore considérablement la sécurité et la confidentialité des utilisateurs et de l'entreprise. Ces fonctionnalités commencent par l'impression sécurisée au niveau du MFP, la personnalisation de la session utilisateur et les documents post-imprimés. 

 

Votre MFP est le point zéro

De même qu'un MFP est un élément central de l'utilisation quotidienne des employés, il est également un élément central de la sécurité d'une entreprise. Les multifonctions sont toujours connectés aux serveurs de l'entreprise, qui peuvent être vulnérables aux cyberattaques en l'absence de mesures de sécurité adéquates. Lorsqu'il est correctement utilisé, le logiciel de gestion d'impression renforce la capacité de protection d'un MFP en améliorant la sécurité du flux de travail à chaque étape du processus, depuis les postes de travail jusqu'aux documents eux-mêmes, à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau - le tout de manière rentable. 
 

Il n'existe pas de paramètre de sécurité unique ou universel pour un MFP. Chaque entreprise a ses propres besoins et politiques en matière de sécurité. Toutefois, dans cette lutte pour établir une sécurité personnalisée, la plupart des entreprises auront en commun les principaux groupes d'utilisateurs et les perspectives suivantes : 
 

• Utilisateurs finaux/législation nationale
• L'administration doit sécuriser l'environnement d'impression
• L'entreprise souhaite contrôler l'environnement d'impression afin d'éviter toute utilisation abusive. 

Répondre aux besoins de l'administrateur système, de l'entreprise et de la législation est un exercice d'équilibre qui a des ramifications à la fois techniques et juridiques. Bien que ces parties soient généralement d'accord sur les principaux objectifs de sécurité, chacune d'entre elles a ses propres attentes.   

 

Avec MyQ, vous avez le choix

MyQ a développé une solution d'impression qui incorpore les meilleurs outils de sa catégorie, donnant aux utilisateurs la possibilité de choisir leurs propres caractéristiques de sécurité. Les paramètres peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, établir des politiques d'impression et avoir des normes de confidentialité qui s'alignent sur les exigences de la législation spécifique, par exemple, le RGPD.

Il existe trois mesures de sécurité de base essentielles dans chaque environnement d'impression sécurisé, quel que soit l'utilisateur, que MyQ avait à l'esprit lors de la création de la solution d'impression optimale.

1. Donner à l'utilisateur du multifonction le contrôle total de ses travaux.
2. Fermer les sessions utilisateur aux deux extrémités avec authentification et déconnexion automatiqu
3. Stocker les fichiers d'impression en lieu sûr sur le serveur MyQ. 

La couverture des mesures de sécurité diffère selon l'édition MyQ choisie par le client. Examinons de plus près les caractéristiques de sécurité des différents plans MyQ.  

 

Ce qui est disponible dans MyQ Smart et plus encore

La sécurisation des travaux d'impression des utilisateurs est un composant prioritaire dans tous les logiciels MyQ, et l'édition MyQ Smart, entièrement gratuite, ne fait pas exception. C'est la seule solution d'impression freemium qui offre des outils de sécurité avancés 100% gratuits. Les entreprises apprécieront ces fonctionnalités disponibles dans MyQ Smart et les versions supérieures :  

Filigrane

Pour identifier un document ayant fait l'objet d'une fuite et l'utilisateur responsable de son impression, il est possible d'appliquer un filigrane en surimpression, qui permet d'identifier le document comme étant confidentiel. La date d'impression et le nom de la personne qui a imprimé le document peuvent également être ajoutés. 

Conformité au RGPD

Satisfaisant tous les droits des utilisateurs donnés par le règlement, tels que le "droit d'accès" et le "droit à l'oubli", MyQ s'adapte constamment pour répondre aux nouvelles politiques et réglementations en matière de sécurité.

Stockage sécurisé et chiffrage

Tous les fichiers d'impression sont stockés sur le serveur MyQ dans un dossier prédéfini, et l'administrateur peut définir la période pendant laquelle les fichiers seront automatiquement supprimés. Plus besoin de s'inquiéter des documents sensibles qui ne sont finalement pas arrivés jusqu'à l'imprimante. Et ce n'est pas tout : comme les documents peuvent être exposés à une menace à tout moment, MyQ offre un chiffrage de bout en bout (l'ensemble du trajet utilisateur - serveur - imprimante), ce qui signifie que les documents restent en sécurité tout au long du processus d'impression.

Connexion sécurisée avec l'application MyQ

L'application mobile gratuite MyQ peut être utilisée, entre autres, pour un enlèvement sécurisé de vos fichiers imprimés. Tout d'abord, l'entreprise doit apposer un code QR unique sur l'imprimante, qui servira d'identifiant pour l'appareil intelligent. Ensuite, l'utilisateur envoie un document au serveur d'impression, et une fois qu'il a scanné le code QR avec l'application MyQ sur son smartphone, le fichier en attente est imprimé.

 

Ce qui est disponible dans MyQ Enterprise et les versions supérieures

Avec l'édition la plus populaire MyQ Enterprise, les clients de MyQ peuvent personnaliser les panneaux de contrôle de leurs multifonctions en fonction de leurs besoins et de leurs préférences, et porter leurs travaux d'impression à un autre niveau grâce à des fonctions de sécurité supplémentaires.

Impression sécurisée MyQ (Pull Print)

L'impression à la volée permet de libérer en toute sécurité les travaux d'impression soumis grâce à un logiciel de libération d'impression, uniquement après authentification à l'aide d'une carte d'identité, d'un code PIN ou d'un nom d'utilisateur + mot de passe, empêchant ainsi le prélèvement accidentel ou malveillant de documents sur le MFP par une autre personne.

Connexion/déconnexion de l'appareil MyQ

Après la déconnexion du périphérique d'impression, sa mémoire est immédiatement effacée. L'administrateur peut également programmer une déconnexion automatique une fois que l'utilisateur a terminé, afin d'éviter tout accès non autorisé à son compte. 

Files d'attente privées

Permet aux utilisateurs ou aux services d'utiliser des files d'attente privées dans lesquelles les travaux d'impression sont supprimés immédiatement après leur libération.  

Contrôle des documents numérisés

Il est possible de limiter la numérisation à des dossiers prédéfinis et de prédéfinir l'utilisation d'un système OCR ou DMS intégré qui informera l'administrateur informatique au cas où le document numérisé contiendrait un élément dont l'accès devrait être limité à l'utilisateur. Cela permet de minimiser les abus. 

Archivage des travaux

Cette fonction permet de suivre ce qui a été imprimé et numérisé, offrant ainsi une vue d'ensemble des activités non approuvées. Ces informations peuvent servir de base à l'audit détaillé d'un flux de documents. La suppression de travaux sur MyQ Server n'a aucun effet sur les fichiers stockés dans la fonction d'archivage des travaux.

 

Ce qui est disponible dans MyQ Ultimate

Avec l'édition la plus avancée de MyQ Ultimate, qui permet aux clients de MyQ de bénéficier d'un traitement avancé des documents, les utilisateurs peuvent également sécuriser davantage leurs documents en utilisant des outils qui protègent tout leur matériel numérisé.  

Mot de passe PDF

Après numérisation, les documents convertis au format PDF peuvent être cryptés et protégés par un mot de passe afin d'éviter l'accès à des personnes non autorisées.

Signature numérique et horodatage

Une signature numérique et un horodatage peuvent être utilisés pour prouver que le contenu du document n'a pas été modifié au fil du temps. Les documents électroniques scannés peuvent être fournis avec une annotation visible contenant une note, une marque ou une image indiquant l'origine et le propriétaire du document.  

Rédaction par zone

Les informations sensibles telles que les données personnelles peuvent être expurgées directement pendant le processus de numérisation à l'aide de la fonction de rédaction par zone, ce qui permet de cacher les données confidentielles ou personnelles à la vue directe. 

Accès sécurisé au serveur MyQ 

Pour maximiser la sécurité du serveur d'impression, l'accès d'un utilisateur commun à l'interface Web MyQ est limité à son profil, à ses rapports et à ses travaux d'impression. Les droits d'accès des utilisateurs peuvent être étendus en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités dans le système MyQ. Les seuls comptes qui ont un accès complet à l'administration de MyQ sont les administrateurs du système.  

Pour détecter toute utilisation abusive des droits d'accès étendus, MyQ suit toutes les modifications au niveau de l'administrateur et les enregistre dans le journal d'audit de MyQ avec des informations sur la personne et le moment où les paramètres de MyQ ont été modifiés.

 

Le point sur la sécurité avec MyQ

Les imprimantes multifonctions sont le point zéro en matière de sécurité des flux de travail. MyQ, en tant que solution de gestion d'impression, s'efforce de trouver un équilibre entre la confidentialité des données au sein d'un réseau d'entreprise et le droit des utilisateurs à imprimer en toute sécurité 
 

Les administrateurs ont la tâche difficile de sécuriser le serveur d'impression, les données de l'entreprise et la communication réseau contre une série de menaces externes et internes, c'est pourquoi MyQ Solution a été conçu pour faciliter la mise en place et la gestion de solutions d'impression sécurisées. MyQ propose également des options de sécurité avancées pour le serveur MyQ, un cryptage complet du réseau et des politiques de protocole claires. 
 

Les fonctionnalités de MyQ répondent à trois exigences concurrentes : la législation protégeant la vie privée de l'individu, la tâche de l'administrateur système consistant à protéger le réseau et la gestion de l'entreprise qui doit réduire les coûts et protéger les secrets commerciaux. Les besoins variables de chaque entreprise en matière de sécurité et de confidentialité démontrent l'importance d'une solution de gestion des impressions qui peut être facilement adaptée. Avec MyQ, vous avez un choix sûr.
 

 

Sécurisez vos impressions avec MyQ!