Aprendiendo a ser más flexibles y eficientes con MyQ

El cliente  

La escuela Saint Gabriel-Saint Michel fue fundada en 1838 por la Orden de los Hermanos de Saint Gabriel. Con una arquitectura atípica, se encuentra en Saint Laurent sur Sèvre, en la región de Vendée, dentro de un terreno de 19 hectáreas. Saint Gabriel-Saint Michel consta de una escuela secundaria, un bachillerato general y tecnológica, un bachillerato profesional centrado en la industria y la seguridad, un bachillerato para profesionales de la peluquería y la estética, educación superior y un centro de formación. 

La escuela tiene una población de 1,650 alumnos y estudiantes, incluidos 350 internados y 240 empleados divididos entre personal docente, técnico y administrativo. 

Problema 

La escuela Saint Gabriel-Saint Michel quería reducir sus costes racionalizando su heterogénea flota de imprentas e implementando un seguimiento de la supervisión de la gestión de la flota. Equipada con tabletas y queriendo ser progresivo, el colegio estaba interesado en la impresión móvil. 

Desde 2002, con 150 dispositivos de impresión monocromáticos y multicolor (impresoras láser y de inyección de tinta, fotocopiadoras, multifunción), los gastos en consumibles y mantenimiento eran considerables. A fin de reducir los costes relacionados con la impresión y la gestión de documentos, el colegio no tuvo más remedio que racionalizar la flota de impresión y establecer un sistema de gestión y supervisión de la flota. Esta decisión fue difícil, en particular para el personal, a quien se le tuvo que retirar su impresora de proximidad (en la oficina) y/o a quien se le solicitó que se identificara cada vez que liberara una impresión. 

Solución 

Además de reemplazar la flota con 1 impresora multifunción en color de alto volumen para el centro de reprografía y 2 para el personal docente en la sala central, 25 impresoras multifunción en color A3 se distribuyen en las ubicaciones centrales para el personal administrativo, maestros y estudiantes, así como 10 impresoras multifunción A4 en blanco y negro en algunas oficinas escolares que estaban lejos de ubicaciones centrales. Printsys, socio de Kyocera Document Solutions y especialista en gestión de documentos, ofreció la solución de gestión de impresión MyQ que permitió al colegio Saint Gabriel-Saint Michel configurar el seguimiento de trabajos de impresión. 

Beneficios   

Este avance tecnológico fue una revolución para el colegio. Cuando se permite a los usuarios liberar sus trabajos de impresión en el dispositivo automáticamente multifunción más adecuado y disponible de acuerdo con sus necesidades, esto también permite ahorrar papel y tóner. 

Las tarjetas de identificación ya existentes facilitan la liberación de impresiones y, por lo tanto, simplifican la gestión de documentos cuando es necesario. Los trabajos almacenados durante más de tres días en la lista de espera del servidor se eliminan automáticamente. 

Además, la liberación de documentos tras la autenticación permite imprimir de forma segura. Los profesores y estudiantes ahorran tiempo imprimiendo fácil y directamente desde sus tabletas dondequiera que estén.