– Mitbürger! Brauchen Sie Hilfe beim Drucken? James ist für Sie da! 

– Äääh... OK. Hallo, James, danke, dass Sie vorbeigekommen sind. Ich wollte Ihnen eigentlich ein paar Fragen stellen, wenn Sie einen Moment Zeit hätten. 

– Aber sicher, schießen Sie los! 

– Danke! Ich würde gern mit Ihrer, ähm, aktuellen Rolle anfangen? 

– Kein Problem! Ich heiße James und bin der MyQ-Held. Ich bin der mächtige Beschützer Ihrer Drucklösung. Kein Scan- oder Kopierauftrag ist zu groß für mich. Zweitausend Seiten ausdrucken? Ich verteile sie über verschiedene Drucker, und Sie kriegen Sie in ein paar Sekunden. Probleme mit der heiligen Druckerflotte? Ich verschicke im Handumdrehen einen Bericht! 

– Danke für die klare und laute Erläuterung. Also, Ihre, ähm, Pflicht ist es, sicherzustellen, dass MyQ richtig funktioniert?  

- Genau! Als Wächter der drei Dokumentenverarbeitungs-Reiche verteidige ich Druck-, Scan- und Kopieraufträge im Unternehmen gegen Bösewichte – Hacker, Verschwender und Ausfälle. MyQ-Held zu sein bedeutet aber vor allem sicherzustellen, dass MyQ seinem Ruf gerecht wird und die richtige Lösung für unsere Kunden im Angesicht des Bösen bleibt. 

– Ok, Sie kommen also zu Hilfe, wenn die Benutzer es am meisten benötigen? 

– Genau! Ich sehe das Signal, stürme herein und helfen ihnen bei ihrem Problem! Einfach sagen, James richtet’s! 

– Hallo Tom, danke, dass Sie unsere Einladung angenommen haben.  

– Hallo, ich freue mich, hier zu sein. Worüber sprechen wir heute?  

– Sie kommen direkt zum Punkt, das gefällt mir! Als Leiter der Buchhaltungsabteilung sind Sie für die Ausgaben und das Budget Ihres Unternehmens verantwortlich. Was ist bei Ihrem Job am schwierigsten?  

– Das stimmt, ich überwache ziemlich viele verschiedene Prozesse in unserem Büro. Von den „Klassikern“ wie Gehältern und Reisekosten bis hin zu den Kosten des Alltagsbetriebs im Büro, sogar die Druckkosten. Die übrigens ziemlich groß werden können, wenn das System nicht richtig eingerichtet ist.  

– Interessant. Wie halten Sie denn die Druckausgaben unter Kontrolle?  

– Als ich hier angefangen habe, war das Chaos pur. Jeden Monat musste ich bei der IT-Abteilung um einen Bericht betteln, die Jungs haben mindestens zwei Tage gebraucht, um ihn zu erstellen, und als ich den Bericht endlich vorliegen hatte, war er unvollständig und absolut unübersichtlich.  

– Ich nehme mal an, keinen Überblick über die tatsächlichen Ausgaben zu haben, ist der Alptraum eines jeden Buchhalters.   

– Da haben Sie Recht.  Aber das hat sich jetzt geändert. Wir verwenden jetzt MyQ – und mit diesem Programm auf unseren Geräten kann ich mich auf die Berichte verlassen.  

– Jetzt stimmen die Zahlen. 

– Bis zum letzten Blatt Papier, genau. Aber es geht nicht nur darum, die Ausdrucke zu zählen. Um Ergebnisse zu erzielen, müssen auch andere Variablen in Betracht gezogen werden, z. B. der Toner-Verbrauch und Reparaturkosten. Man muss auch die Kopierkosten und die Scans auf Niederlassungs-, Abteilungs- und sogar Benutzerebene überwachen, damit man sieht, in welche Richtung die Ausgaben gehen. Und MyQ gibt mir diesen wichtigen Überblick.  

– Wenn Sie den Bericht durchgehen, was kommt dabei heraus?  

– Ich nehme die Daten in unseren Monatsbericht für den CEO auf, und wenn wir feststellen, dass die Druckkosten einen bestimmten Betrag überschreiten, passen wir unsere Druck- bzw. Kopierrichtlinien an. 

– Hallo Kate, wie geht’s?  

– Hallo, ich freue mich, hier zu sein. Mir geht’s super, danke! Diesen Monat hat meine Abteilung ihre Ziele zu 100 Prozent erfüllt! Als Team-Manager bin ich superglücklich!  

– Herzlichen Glückwunsch! Was ist der Schlüssel dazu, solche großartigen Ergebnisse zu erzielen?  

– Um ehrlich zu sein, hat es eine Weile gedauert, bis ich drauf gekommen bin. Ich habe festgestellt, dass das beste Rezept ist, die Workflows vollständig zu optimieren, insbesondere Verwaltungsaufgaben, bei denen keine besonderen geistigen Aktivitäten erforderlich sind. Das Drucken zum Beispiel. Das kann wirklich zum Stressfaktor werden. Man ist in Eile, muss aber noch irgendwas kopieren und weiß nicht, welchen von den vielen Tasten am Drucker man denn jetzt drücken soll...  

– Ich weiß genau, wovon Sie reden... Unser Kopierer hatte sechs verschiedene Kopier- und Scanfunktionen.  

– Da können Sie sich ja vorstellen, wie verwirrend das sein kann. Außerdem hat natürlich jeder im Team seine eigenen Druck- und Scangewohnheiten, die von der Stelle oder dem Projekt abhängig sind, an dem sie gerade arbeiten. Egal, die Situation hat sich sofort beruhigt, als IT MyQ X auf unseren Druckern installiert hat. Sie können jetzt einfach angepasst werden, und Funktionen, die man nie verwendet, können ausgeblendet werden. 

– Das Bedienpanel am Drucker personalisieren?  

– Jup. Insbesondere unsere kreativeren Kollegen wissen die Option zu schätzen, verschiedene Farben oder Hintergründe auszuwählen. Als Abteilungsleiterin finde ich jedoch besonders gut, dass ich meine Lieblingsfunktionen direkt auf der Startseite sehen kann, nachdem ich mich angemeldet habe. Sie können sich gar nicht vorstellen, wie viel Zeit und Nerven wir damit gespart haben.  

– Das ist interessant, aber irgendwie doch ziemlich abstrakt. Können Sie uns erzählen, welche Funktionen Sie zum Beispiel ausgewählt haben?   

– Sicher doch! Ich scanne ziemlich viel, daher war dieser Bereich mein Hauptziel. Ich habe dort „Scannen und per E-Mail senden“, „Einfaches Scannen“ und die Funktion „Wasserzeichen“, weil viele unserer Dokumente vertraulich sind. Jetzt gehe ich einfach zum Drucker, melde mich an und tippe auf die Funktion, die ich brauche. Kein endloses Stöbern mehr in Tausenden von Optionen. 

– Schön, dass Sie da sind, Frau Mia! Wie geht’s?  

– Hallo, danke für die Einladung. Mir geht’s super, danke. Die Prüfungszeit steht bevor, deswegen muss ich viele Prüfungen vorbereiten...  

– Und Ausdrucken, nehme ich an.  

– Genau. Ich brauche sie alle auf Papier. Mit Prüfungen ist das immer etwas besonderes – man muss sich wirklich sicher sein können, dass sie niemand vor der Prüfung in die Finger kriegt. Wir haben an der Schule im Gang einen Multifunktionsdrucker für alle, und leider hatten wir in der Vergangenheit Fälle, bei denen die Prüfungen geleakt wurden. Sie wissen ja, wie Schüler sein können... Aber das gehört jetzt der Vergangenheit an.  

– Wie das denn?  

– Dieses Halbjahr wurde auf unseren Druckern eine neue Software installiert. Die heißt MyQ. Seither wird nichts mehr ohne meine Authentifizierung ausgedruckt.  

– Ah, das klingt wie ein gutes Sicherheits-Upgrade. Wie funktioniert das?  

– Das ist echt einfach. Ich sende einfach alles, was ich ausdrucken will, von meinem Computer an den Drucker. Dann gehe ich zum Drucker, melde mich an – entweder mit der Chipkarte, mit der wir auch unsere Türen öffnen, oder mit meinem Benutzernamen und Kennwort. Erst dann werden die Dokumente ausgedruckt.  

– Also keine Sorgen mehr um kleine Diebe.  

– Genau. Ich kann auch mehrere Dateien in die Warteschlange schicken und sie sammeln – dann drucke ich sie alle auf einmal aus, wenn ich zum Drucker gehe.   

– Das klingt nach viel gesparter Arbeit und weniger Stress.  

– Damit, mein lieber Freund, haben Sie den Nagel auf den Kopf getroffen. Alle Lehrer sind damit happy. Sie können sich endlich sicher sein, dass alle Materialien erst dann zum Vorschein kommen, wenn sie sollen. Außerdem vertauschen wir unsere Ausdrucke nicht mehr. Sie können sich vielleicht vorstellen, wie überrascht einer der Prüflinge war, als er in der Physikprüfung Fragen zum Weimarer Kongress erhielt. Jetzt haben wir alles unter Kontrolle.  

– Schön zu hören. Gibt es irgendwelche Super-Funktionen in der neuen Software?  

– Jup! Ich habe die gleichen Stunden in verschiedenen Klassenstufen, und manchmal vergesse ich, genügend Exemplare auszudrucken. Meist bleibt keine Zeit mehr, den Computer nochmal einzuschalten. Ich melde mich einfach beim Drucker an, durchsuche meinen Druckverlauf, und drucke sie dann von dort aus.  

– Hallo, Dr. Daniel. Ich kann mir vorstellen, dass in einem Krankenhaus wie diesem auch alltägliche Vorgänge mit besonderer Vorsicht vonstatten gehen müssen.  

– Hallo. Das stimmt. Und man kann sogar noch weiter gehen – es ist egal, ob es sich um ein medizinisches Labor, ein Krankenhaus oder eine Arztpraxis handelt. Überall, wo man sich potenziell infizieren kann, muss man besonders vorsichtig sein, selbst mit einfachen Verwaltungsaufgaben wie dem Drucken.  

– Ich verstehe. Welche besonderen Maßnahmen sollte man am besten ergreifen, wenn man in so einem Umfeld drucken möchte?  

– Wissen Sie, ich habe wirklich keine Bazillenphobie – ich würde ganz bestimmt einen anderen Job haben, wenn ich eine hätte –, aber die Chance, sich in einem Krankenhaus mit Viren, Bakterien oder anderen Bazillen zu infizieren, ist kein Spaß. Viele von diesen Viechern sind darauf spezialisiert, auf verschiedenen Materialien zu überleben, daher möchte man so wenige öffentliche Oberflächen wie möglich berühren. Daher ist für mich ganz definitiv die Option des kontaktlosen Druckens am wichtigsten. 

– Wenn es um die Gesundheit geht, kann man nie vorsichtig genug sein.  

– In der Tat. „Vorsicht ist besser als Nachsicht“ ist hier die goldene Regel.  

– Sie haben das kontaktlose Drucken erwähnt. Was brauchen Sie, damit Sie den Drucker nicht anfassen müssen? 

– In unserem Krankenhaus haben wir so ein Programm auf dem Drucker-Display, das heißt MyQ. Das hat viele berührungslose Optionen. Man kann das so einrichten, dass das Einzige, was man beim Drucken anfassen muss, der fertige Ausdruck ist. Ich sende das Dokument zum Drucken, gehe zum Drucker, halte meinen Ausweis an den Kartenleser, und es wird ausgedruckt. Oder ich kann mein Smartphone verwenden. Ich scanne den QR-Code auf dem Drucker, um mich anzumelden, sende das Dokument über die MyQ-App an den Drucker, und dann warte ich, bis der Ausdruck fertig ist. Kein Rumgetippe auf dem Drucker-Display.  

– Absolut kontaktfrei.