Druckmanagement mit MyQ: Komfort
statt keine Mühen

Herausforderung

Die Aspen Heights British School für Kinder im Alter von 3 bis 13 Jahren wurde im September 2017 gegründet, um den wachsenden Bildungsbedarf der umliegenden Gemeinden Al Bahya und Al Raha in Abu Dhabi zu decken. Aspen Heights ist Teil der International Schools Partnership (ISP), einem globalen Netzwerk von 43 Schulen in elf Ländern. 

Aspen hatte Schwierigkeiten mit der Verwaltung der Druckerflotte bestehend aus Geräten mehrerer Hersteller und der veralteten Druckmanagementsoftware "Print Audit Secure". Das Fehlen eines angemessenen Supports durch den Softwarehersteller führte dazu, dass die IT-Abteilung von Aspen IT viel Zeit für die Störungsbehebung und Installation aufwenden musste. Obwohl eine Druckmanagementsoftware im Einsatz war, ist es nicht möglich gewesen, die Druckaktivitäten zu verfolgen und korrekte Berichte zu erstellen- Hinzu kam, dass die Benutzeroberfläche nicht benutzerfreundlich war. 

Lösung

Die MyQ-Lösung wurde zusammen mit einer hochmodernen Flotte von Rex Rotary-MFPs (5 Hochleistungsgeräte) installiert. Die sehr einfache Installation, die Einrichtung eines Kontingent-Systems, verschiedene auswählbare Berichte und eine benutzerfreundliche Administrationsschnittstelle machten das Gerätemanagement endlich effizient für den IT-Support. Alle Drucker und Kopierer stehen nun unter zentraler Kontrolle und ihre Nutzung wird genau überwacht, was zuverlässige Daten liefert, auf deren Grundlage das Aspen-Management entscheiden kann, die Druckdienste bei Bedarf zu erweitern.

Nutzen

Durch MyQ wurden die anfallenden Kosten für Druckdienstleistungen um bis zu 25% reduziert. Dabei wurde die Zahl unnötiger Druck- und Kopiervorgänge reduziert, wodurch Verbrauchsmaterial, Papier und Strom eingespart werden. Sicheres Drucken beseitigte das Risiko, dass Dokumente mit sensiblen Daten offen in den Ausgabefächern der Drucker liegen. Die Lehrer können darauf vertrauen, dass ihre Dokumente sicher und bequem zugänglich sind. Sowohl das Personal als auch die Schüler sind von der benutzerfreundlichen Schnittstelle des Terminals begeistert, die an jedem Drucker, an dem sie sich anmelden, zur Verfügung steht. 

Darüber hinaus liefern die Daten zum Nutzungsverhalten schließlich die passenden Daten für die Entscheidungen seitens des Aspen-Managements.